Fixi.vn – Lễ tân thu hút được ánh nhìn của người khác bởi gương mặt khả ái, trang phục chải chuốt, duyên dáng, lịch sự.
Ngay khi bước vào một công ty, văn phòng hay khách sạn, người đầu tiên mà bạn sẽ gặp là lễ tân. Với gương mặt xinh xắn, tác phong gọn gàng và phong thái thân thiện, những nhân viên đặc biệt này sẽ nhanh chóng gây ấn tượng với bạn, giúp bạn nhanh chóng giải quyết các vấn đề, tạo nền tảng cho sự tin tưởng bước đầu mà bạn dành cho công ty.
Chính bởi tầm quan trọng về mặt hình ảnh, công việc làm lễ tân không hề dễ dàng và nhàn hạ như nhiều người tưởng tượng. Các cô gái này luôn có áp lực phải làm tốt trong mọi hoàn cảnh bởi khách hàng có thể xuất hiện bất kể lúc nào, và ấn tượng thì chỉ có thể được xây đắp từ lần gặp đầu tiên. Trong nghề “đại sứ thương hiệu” này, nữ giới thường chiếm đa số, nhưng cũng có không ít công việc đặc thù cần tới sự xuất hiện của lễ tân nam.
Mục Lục Bài Viết
2. Nghề lễ tân làm gì?
Hiểu một cách khái quát, lễ tân là người chuyên tiếp đón khách, hướng dẫn khách như: Quản lí, trực khu vực lễ tân, tiếp nhận và trả lời điện thoại, giải đáp thắc mắc liên quan cho khách hàng, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, tiếp đón khách hàng và đối tác theo yêu cầu công việc… Ngoài ra, họ còn là người truyền đạt thông tin của giám đốc tới các phòng, ban liên quan và nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban trong công ty cho tổng giám đốc.
Hầu như doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần đến lễ tân. Tuy vậy tại mỗi tổ chức, họ lại có những đặc thù công việc riêng. Ví như lễ tân hội nghị, trước các cuộc hội đàm họ cần vạch kế hoạch trước, kiểm tra bàn ghế, micro, cốc chén, chú ý sắp xếp chỗ ngồi đúng vị trí, ngôi thứ… Công việc của họ không đơn thuần chỉ là chào hỏi khách hàng mà còn tổ chức các cuộc chiêu đãi, các buổi meeting, xử lý mọi tình huống đặc biệt diễn ra tại văn phòng như khi có cháy, tai nạn…
Trong nghề lễ tân nói chung, lễ tân khách sạn là công việc đòi hỏi khá nhiều nghiệp vụ chuyên nghiệp bởi trong ngành du lịch, chỉ một ấn tượng không tốt đã tạo nên mầm mống của sự sụp đổ. Một ngày làm việc của lễ tân khách sạn giống như guồng quay không có lúc nào dừng lại. Bạn phải luôn trong tâm thế sẵn sàng cho mọi câu hỏi. Bạn không thể đoán trước những gì sẽ xảy ra trong ngày. Mọi thứ cứ thế diễn ra: Đặt nhà hàng ăn cho khách, mua vé xem phim, sắp xếp tour du lịch, cử người đến xách đồ mà khách mua tại một trung tâm…
3. Nghề lễ tân làm việc ở đâu?
Lễ tân có thể làm việc tại các tòa nhà, công ty, trường học, bệnh viện, các khách sạn, văn phòng tổ chức, các sở, ban, ngành… Hầu như đơn vị hành chính nào cũng cần tới lễ tân. Họ có thể làm việc trong những phòng ban riêng biệt tại các công ty lớn hoặc cùng lúc tham gia vào công việc của nhiều bộ phận khác.
Nếu như trên thế giới, nghề lễ tân khá phát triển và được đào tạo rất bài bản thì ở Việt Nam, các bạn trẻ vốn không mấy thiện cảm với công việc này. Các bạn sinh viên xem nghề này như một công việc thời vụ, còn những người đang làm chính thức cũng không xác định gắn bó lâu dài với nghề.
Có một thực tế là không ít tổng giám đốc khách sạn lớn, nhà hàng, giám đốc tòa nhà… đều đã từng kinh qua vị trí lễ tân trong một thời gian dài. Vị trí lễ tân giúp họ học được cách quản lý tốt, tầm nhìn xa, hiểu rõ năng lực cũng như tâm lý nhân viên. Điều này cho thấy cơ hội nghề nghiệp và phát triển bản thân đối với nghề lễ tân khá tiềm năng và rộng mở nếu các bạn thật sự yêu thích và trau dồi chính mình.
4. Nghề lễ tân học ở đâu?
Hiện nay nghề lễ tân được đào tạo chủ yếu tại các trường đại học, trung cấp, cao đẳng có ngành đào tạo về du lịch, dịch vụ. Bạn có thể tham khảo: Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn(Đại học Quốc gia Hà Nội), Đại học Văn hoá, Đại học Kinh tế Tp.Hồ Chí Minh, Đại học Đà Lạt, Viện Đại học Mở… hay một số trường đại học dân lập như Đại học Dân lập Đông Đô, Đại học Dân lập phương Đông, Đại học Văn Lang, ĐH Văn Hiến…
- Các trường cao đẳng: Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội, Cao đẳng Văn hóa Tp.Hồ Chí Minh…
- Trường trung cấp chuyên nghiệp: hệ thống các trường trung học chuyên nghiệp có đào tạo ngành này chia làm hai loại:
- Hệ thống các trường của ngành du lịch trực thuộc Tổng cục Du lịch Việt Nam: cả nước có 3 trường đặt ở Vũng Tàu, Huế, Tp.Hồ Chí Minh. Bên cạnh đó còn có Trường Trung học Nghiệp vụ du lịch Sài Gòn (do Tổng Công ty Du lịch Sài Gòn quản lý).
- Hệ thống các trường trung cấp chuyên nghiệp không do ngành du lịch trực tiếp quản lý được phân bố nhiều nơi trong khắp cả nước: Hệ Trung cấp của FPT Polytechnic,…
Ngoài ra còn có rất nhiều khóa học nghiệp vụ lễ tân ngắn hạn do các công ty chuyên đào tạo lễ tân tổ chức, dành cho những người chưa được đào tạo bài bản.
- Sự linh hoạt, nhanh nhẹn
Lễ tân là người đầu tiên xử lý các tình huống bất ngờ xảy ra tại trụ sở công ty. Một vị khách “sộp”, một vị khách bất lịch sự, một vụ cháy…, không ai lường trước và cũng không có giáo trình cặn kẽ nào hướng dẫn bạn trong mọi trường hợp. Là đại sứ hình ảnh của công ty, bạn phải có phản ứng linh hoạt, tính quyết đoán và vô cùng khéo léo để có thể giải quyết được mọi tình huống.
Tính tỉ mỉ, đầu óc tổ chức cũng rất được đánh giá rất cao trong nghề này. Một danh sách dài các vị khách đang chờ sắp xếp lịch hẹn có thể làm bất kỳ ai cảm thấy thiếu kiên trì và nản lòng.
- Am hiểu về công ty của mình
Một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp phải là người hiểu rõ hơn ai hết hoạt động của công ty, vì khi cần thiết họ sẽ phải giải đáp những thắc mắc của đối tác, khách hàng về công ty của bạn. Nếu bạn muốn biết ai là người kích thích hứng khởi trong công ty, ai là người làm việc nhóm hiệu quả nhất, vấn đề trong nội bộ doanh nghiệp hay đời sống tinh thần của nhân viên trong công ty như thế nào… hãy hỏi nhân viên lễ tân. Họ chính là người quan sát nhiều nhất, lắng nghe nhiều nhất và thấu hiểu rõ nhất các sự việc diễn ra trong công ty.
Nhưng một lễ tân chuyên nghiệp sẽ không góp mặt trong những câu chuyện phiếm, đàm tiếu, tiết lộ bí mật thông tin của nhân viên và của công ty… Họ luôn ý thức được rằng, một lễ tân buôn chuyện có thể gây nên những thiệt hại không thể lường trước cho công ty, cho đồng nghiệp và cả bản thân mình.
- Tính cách và ngoại hình thân thiện
Vì là bộ mặt chung của toàn công ty, công việc lễ tân thường được “chọn mặt gửi vàng” giao cho những nhân viên có ngoại hình ưa nhìn. Do không khắt khe tới mức đòi hỏi số đo 3 vòng nên chỉ cần gương mặt tươi tắn, vẻ bề ngoài thân thiện, bạn đã có cơ hội ghi dấu ấn với nhà tuyển dụng. Ngoài những am hiểu về kiến thức nghề nghiệp, một lễ tân chuyên nghiệp rất cần thêm những hiểu biết về văn hóa ứng xử giao tiếp, biết ngoại ngữ, biết sử dụng công nghệ thông tin, các ứng dụng tin học văn phòng…
- Thái độ cầu tiến, lịch sự, nhã nhặn
Nếu ở những vị trí khác, năng lực làm việc của nhân viên là yếu tố quan trọng nhất, thì với các lễ tân, phẩm chất đạo đức và thái độ làm việc lại là nhân tố quyết định. Họ luôn lịch sự, niềm nở và bình tĩnh. Tính tự giác của giới lễ tân chuyên nghiệp rất cao bởi họ có khả năng quản lý thời gian tốt, làm quen với việc chịu đựng áp lực lớn và luôn biết hòa giải mâu thuẫn với khách hàng.
Nhiều người cho rằng lễ tân là công việc không đem lại sự thăng tiến nhưng thực ra dù làm ở bất kỳ ngành nghề nào, chỉ cần có sự cố gắng, nỗ lực không ngừng nghỉ và tình yêu, lòng trân trọng đúng mức với công việc của mình, bạn nhất định sẽ vươn tới thành công. Những nhân vật sau đây đều đã từng xuất phát từ vị trí lễ tân nhưng thành tựu của họ dành cho xã hội thì không hề nhỏ:
1. Betty Williams (22-5-1943) là người cùng nhận giải Nobel Hòa bình với Mairead Corrigan năm 1976 với cương vị người đồng sáng lập cộng đồng những người yêu hòa bình, một tổ chức hoạt động vì hòa bình khu vực bắc Ireland. Bà còn là nhà lãnh đạo tổ chức trẻ em toàn cầu, chủ tịch trung tâm thiện nguyện vì trẻ em quốc tế, chủ tịch viện dân chủ châu Á tại thủ đô Washington và giáo sư thỉnh giảng đặc biệt tại đại học Nova Southeastern.
Thế nhưng ít ai biết được rằng khi còn trẻ, để chi trả cho việc học, bà đã bắt đầu công việc của một lễ tân văn phòng. Tới tận thời điểm nhận giải Nobel, Betty vẫn đang làm công việc này. Có vẻ như chính những kỹ năng giao tiếp đã học được khi còn là lễ tân đã giúp Betty có rất nhiều kinh nghiệm trong các bài phát biểu kêu gọi ý thức cộng đồng của mình.
2. Linda Louise, phu nhân McCartney (24-11-1941 – 17-4-1998), là nhạc sĩ người Mỹ, nhiếp ảnh gia, nhà hoạt động vì quyền lợi động vật, và là vợ của Paul McCartney–người thành lập ban nhạc nổi tiếng The Beatles.
McCartney đã từng là nhân viên lễ tân tại tạp chí Town & Country, cùng lúc làm nhiếp ảnh gia không chính thức trên tàu SS Sea Panther. Công việc lễ tân đã tiếp thêm rất nhiều cơ hội để bà có cơ hội học hỏi, xây dựng các mối quan hệ trong giới nghệ thuật. Linda trở thành người duy nhất xuất hiện trên bìa tờ Rolling Stone trong cả 2 vai trò vừa là nhiếp ảnh gia và người mẫu. Những bức ảnh của bà được triển lãm tại hơn 50 phòng tranh trên toàn thế giới, trong đó có cả bảo tàng Victoria and Albert Museum danh giá.
3. Rosa Louise McCauley Parks (4-2-1913 – 24-10-2005), nhà hoạt động nhân quyền người Mỹ gốc Phi, người được quốc hội Mỹ tôn vinh là “người phụ nữ đầu tiên của quyền công dân” và “mẹ đẻ của phong trào đấu tranh vì tự do”. Sinh nhật của bà (4-2) và ngày bà bị bắt (1-12) đã trở thành ngày Rosa Parks, được tổ chức kỷ niệm hàng năm ở bang California và Ohio. Bà được tạp chí Time bình chọn là một trong một trăm nhân vật có sức ảnh hưởng nhất thế kỷ 20.
Từ 1965 đến 1988 bà giữ vai trò thư ký kiêm lễ tân cho nghị sĩ người Mỹ gốc Phi John Conyers. Khoảng thời gian làm lễ tân và thư ký này đã có sức ảnh hưởng không nhỏ tới những hoạt động chính trị, nhân quyền sau này của bà.
Bước tiến của một ngành nghề
Nhật Bản là quốc gia vẫn luôn nổi tiếng với trình độ khoa học công nghệ cao, đặc biệt là chế tạo robot. Nhiều sản phẩm người máy của Nhật Bản được ứng dụng vào thực tế và đem lại hiệu quả kinh tế-xã hội cao. Ngày nay, trong lĩnh vực khách sạn, Nhật Bản cũng đã có những bước tiến lớn khi bắt đầu đưa robot trở thành nhân viên phục vụ trong khách sạn.
[wpcc-iframe width=”900″ height=”506″ src=”https://web.archive.org/web/20170904021657if_/https://www.youtube.com/embed/dFNqZ4JVSJc?feature=oembed” frameborder=”0″ allowfullscreen]
Đa dạng “chuẩn” lễ tân
Văn hóa ở mỗi quốc gia khác nhau, đã tạo nên những “chuẩn” lễ tân khác nhau. Tại Pháp-“vương quốc ánh sáng” của Châu Âu, sự năng động, chuyên nghiệp và tràn đầy năng lượng là những đặc trưng không thể không nhắc tới của đội ngũ lễ tân. Họ được đào tạo trong một môi trường “lạnh”, luôn đòi hỏi sự phản xạ nhanh, chắc và đồng đều.
Nhìn kĩ “chuẩn” lễ tân Pháp thì có một điểm khá đặc biệt khi hai tay lễ tân được đưa vòng lại sau, ít nhiều tạo nên một khoảng cách giữa lễ tân và khách mời. An toàn là điều cần thiết, song cảm giác thân thiện, gần gũi vẫn là yếu tố cần được quan tâm nhất.
Trong khi đó, Nhật Bản tạo cho mình “quy tắc khuôn mẫu” để xây dựng hình ảnh lễ tân. Thậm chí những thành tựu khoa học đã giúp họ thực hiện thành công các mẫu “lễ tân robot”. Việc sử dụng đội ngũ “máy” này đã giúp họ xây dựng sự đồng đều và chuẩn mực. Song, điều này để lại nhiều bất cập trong việc xử lý tình huống và tình cảm đối với người đối diện.
Còn ở Việt Nam, các chương trình đào tạo hầu hết đều đang hướng tới xây dựng đội ngũ lễ tân toàn diện: Chuyên nghiệp như Pháp, đầy năng lượng như Nhật Bản nhưng phải thật duyên dáng và thân thiện. Với họ, nụ cười luôn xuyên suốt quá trình làm việc, tác phong đi đứng, tóc tai đúng chuẩn. Trang phục trang nhã, đặc biệt đối với lễ tân khánh tiết, áo dài, khăn đóng là đồng phục phổ biến nhất. Bạn hãy nhìn kĩ các cô gái ấy nhé, duyên dáng, thân thiện, nhưng thật chuyên nghiệp – đó là kết quả quá trình học tập có chọn lọc của các nước trên thế giới.