Fixi.vn – Một nhân viên hành chính làm việc tốt là điểm tựa đáng tin cậy đảm bảo sự trơn tru trong công tác tổ chức và sắp xếp. Đây là một công việc ổn định, là vị trí nhận được sự tín nhiệm cao. Nếu bạn là một người tỉ mỉ, có đầu óc sắp xếp và tổ chức; bạn chan hòa và thích giúp đỡ mọi người… thì đây chính là công việc mà bạn có thể gắn bó!
Mục Lục Bài Viết
Nhân viên hành chính là ai?
Thủ tục hành chính cũng giống như dầu máy tra vào bánh xe. Dù là hậu cần, giấy tờ, quản lý nhân sự, phúc lợi… đều ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận hành, tốc độ và sự hiệu quả của cả bộ máy phía sau. Công việc hành chính thường bị nhiều người xem là nhỏ nhặt nhưng thực tế, trong môi trường cạnh tranh chuyên nghiệp, chỉ cần vắng mặt những nhân viên này một lát, cả văn phòng sẽ loạn lên như một đứa trẻ đã quen tay mẹ chăm sóc nay phải tự làm mọi thứ vậy.
Nhân viên hành chính làm gì?
Nhân viên hành chính thường bị “đổ oan” là những người nhàn rỗi khi chỉ làm việc với giấy tờ, quản lý các con dấu. Nhưng trong 8 nhóm công việc kể trên, họ có tới hàng chục đầu việc nhỏ để giải quyết:
- Quản lý thư từ, thư điện tử, bưu kiện, chuyển phát nhanh
- Tiếp nhận, xử lý các công văn đến và đi
- Soạn thảo các thư từ kinh doanh, gửi fax
- Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ tài liệu, nhập dữ liệu thông tin
- Quản lý văn phòng phẩm, kiểm soát, nộp hóa đơn
- Trả lời điện thoại, làm các công việc lễ tân
- Sắp xếp, chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, phỏng vấn, liên hoan…
- Chạy hệ thống máy móc văn phòng (máy photo, máy in, máy tính, máy fax…)
- Đặt báo, phục vụ nhu cầu hàng ngày của nhân viên trong công ty. Tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên
- …
Trách nhiệm của một nhân viên hành chính rất đa dạng và bao quát. Họ thống nhất công việc của các phòng ban khác; tham gia vào việc liên lạc với các đối tác bên ngoài; tư vấn các vấn đề pháp lý, thủ tục cho lãnh đạo; xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty.
Những nhân viên hành chính tiềm năng sẽ có cơ hội nắm giữ những vị trí có ảnh hưởng chính trị trong công ty. Do đó, đừng cho rằng hành chính là một ngành khô khan và buồn tẻ, hãy nhìn vào những hấp lực ẩn sâu bên trong đó nếu bạn yêu thích. Bạn đã sẵn sàng chưa?
Nhân viên hành chính làm việc ở đâu?
Với tính chất công việc bàn giấy, các nhân viên hành chính thường xuyên phải có mặt trong văn phòng để nhận đầu việc, xử lý các giấy tờ, sẵn sàng hỗ trợ tất cả các bộ phận khác. Trong quá trình thực hiện các công việc, họ có thể đi ra ngoài để lo tất cả các khoản chi phí, hóa đơn, thủ tục, giấy tờ cho công ty.
Bộ phận hành chính là bộ phận gần như hiển nhiên trong bất kỳ một cơ quan nào. Do đó cơ hội việc làm hành chính cho bạn rất nhiều. Bạn sẽ làm việc tại các công ty, văn phòng, cơ quan nhà nước, tổ chức phi chính phủ… Ở nhiều công ty, Hành chính và Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức thường được sắp xếp chung vào một bộ phận để công việc giữa các nhóm được trao đổi thuận lợi và dễ thống nhất hơn.
Những nhân sự hành chính được đào tạo bài bản có thể làm công tác giảng dạy tại các trường ĐH, CĐ có chuyên ngành hành chính (học viện Hành chính là một ví dụ). Ngoài ra, việc nghiên cứu về công tác hành chính trong các cơ quan quản lý về hành chính của nhà nước cũng là một vị trí rất lý tưởng.
Môi trường công việc hành chính vốn cũng không phải quá “hot” để thu hút tuyển dụng nhân lực như các ngành nghề khác, song hành chính vẫn là ngành có đủ “đất” cho bạn “dụng võ”. Hãy tin rằng khi đã thực sự cố gắng bạn sẽ có cơ hội thăng tiến lên những vị trí cao hơn, thậm chí làm lãnh đạo từ một nhân viên hành chính.
Học nghề hành chính ở đâu?
Bạn có thể đảm nhận công việc nhân viên hành chính mà không cần qua đào tạo chính quy, chỉ cần phù hợp và quen với công việc qua các khóa thực tập hành chính nhân sự được tổ chức bởi doanh nghiệp.
Tuy vậy, cơ hội nghề nghiệp của bạn sẽ chắc chắn hơn nếu bạn được đào tạo tại trường đại học: Hiện nay, Học viện Hành chính Quốc gia đào có cơ sở chính đặt tại Hà Nội, hai cơ sở tại TP. Hồ Chí Minh và Miền Trung (TP. Huế), Phân viện tại Tây Nguyên (TP. Buôn Ma Thuột), Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn có chuyên ngành Quản trị văn phòng tại cả hai cơ sở Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh…
- Có tư duy khoa học, đầu óc sắp xếp
- Sự chính xác, tỉ mỉ, ngăn nắp làm việc quy củ
- Kỹ năng quản lý thời gian
- Khả năng hợp tác, làm việc nhóm
- Kỹ năng nói và viết trôi chảy
- Kiến thức tin học văn phòng
- Nhanh nhẹn, tháo vát, thân thiện
Với cả “núi” công việc, dân hành chính văn phòng từ nhà quản trị cho đến đội ngũ nhân viên gần như phải thâu tóm, nắm bắt được tất cả mọi chuyện diễn ra trong công ty. Khả năng bao quát của họ rất cao. Do làm việc với thủ tục, ngân sách và giấy tờ, họ phải học cách dung hòa các mối quan hệ của nhân viên, lợi ích cá nhân với lợi ích của công ty. Vì vậy, ngoài năng lực, họ còn cần có tố chất nhiệt tình, năng động, biết cảm thông và vô số những kỹ năng “giắt lưng” khác để ứng biến khi cần.
Trong nhiều công ty vừa và nhỏ, nhà tuyển dụng thường có nhiều yêu cầu hơn để tận dụng tối đa nguồn lực của nhân viên. Các ứng viên văn phòng phải đa năng, tức là có thể làm được nhiều việc cùng lúc như thư ký, văn thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có kiến thức về kế toán, tiếp thị, kinh doanh…
Trong các vị trí thuộc về công việc hành chính, thư ký có thể xem là nhân vật nổi bật nhất bởi sự xuất hiện dày đặc bên cạnh các sếp lớn cũng như vai trò không thể chối cãi trong việc giúp các nhân vật quan trọng hoàn thành công việc của mình. Là người thường xuyên phải tiếp xúc với khách hàng, theo sếp trong các cuộc họp quan trọng, những thư ký cũng có tiêu chuẩn nhất định để giữ gìn hình tượng cá nhân:
Trang phục
Cách ăn mặc của một người có thể đánh giá được công việc và chức vụ họ đang làm. Người biết ăn mặc là người biết chọn lựa quần áo thích hợp với thân hình của bản thân mà không bị thời trang biến thành nô lệ. Màu sắc cũng ảnh hưởng đến phong cách của thư ký:
– Da ngăm đen không nên mặc màu quá chói
– Mùa nóng không nên chất vải cứng và dày
– Mặc vừa vặn, tránh mặc quá bó mà mất đi vẻ nhã nhặn
– Không sử dụng quá nhiều trang sức đến nơi làm việc. Thư ký cần là hậu phương vững chắc, nhanh nhẹn cho sếp. “Hậu phương” không nên quá rườm rà, kiểu cách mà xao nhãng hiệu quả công việc.
– Tuy nhiên không được cẩu thả với phụ kiện: Biết “nâng tầm” giày dép, túi xách, ví, mũ… thể hiện bạn là người phụ nữ thông minh và hiểu rõ giá trị của mình.
– Luôn luôn giữ quần áo thẳng nếp sạch sẽ, nên chọn loại vải giữ nếp được lâu, ít nhăn, dễ giặt.
Cách trang điểm và kiểu tóc
Một gương mặt ấn tượng sẽ làm người thư ký trở nên tự tin hơn trong giao tiếp. Trang điểm nên tự nhiên, kín đáo, dịu dàng nhưng phải thể hiện được sự vui tươi, kiêu hãnh trong công việc. Nhiều phụ nữ thời nay trước khi đi làm còn tham gia vào các khóa học trang điểm và xem chúng như một kỹ năng giắt túi, quan trọng không kém so với các kỹ năng mềm khác. Mùi nước hoa nên đặc biệt một chút, một mùi hương riêng của bạn nhưng không quá nồng. Đừng để sếp và đồng nghiệp bị nhức đầu bởi một nhân viên quá vô tư.
Kiểu tóc hợp với gương mặt bạn, thời thượng một chút nhưng không nên nhuộm quá nhiều màu chói. Thanh lịch và đơn giản thường được đánh giá khá cao trong môi trường công sở. Nếu bạn muốn phá cách, hãy khéo léo dung hòa và tỏa sáng theo cách của riêng bạn.
Gọn gàng sạch sẽ
Diện mạo bên ngoài không những đòi hỏi về về tóc, mặt, và y phục mà phải chú ý đến tay chân. Bàn tay cũng gây ấn tượng đẹp cho người khác, nếu bàn tay và móng tay không được chăm sóc kỹ lưỡng người ta sẽ có ấn tượng là không được sạch sẽ và làm giảm giá trị bên ngoài của người thư ký. Nụ cười cần thoải mái tự nhiên, răng phải luôn sạch, tốt nhất nên đi khám răng định kỳ.
Dạo quanh văn phòng hành chính tại một số quốc gia.