Ngành Văn thư lưu trữ là nghề gì? Làm gì? Học ở đâu?

Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của cơ quan không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cứ lao động nào như tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng…mà còn đòi hỏi phải có những yêu cầu dưới đây:

Tính bí mật: tính bí mật ở người cán bộ văn thư phải được thể hiện cụ thể:

• Có sự kín đáo
• Có ý thức giữ gìn bí mật
• Bất cứ trong trường hợp nào khi ra khỏi phòng làm việc không được để văn bản , tài liệu trên bàn, những ghi chép có nội dung quan trọng không được vứt vào sọt rác.
• Luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật của Nhà nước, bí mật của cơ quan.

Tính tỉ mỉ: nội dung công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết. Vì vậy cán bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ. Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trên các nội dung:

• Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ, không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhặt, đặc biệt đối với việc thống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn,…
• Không được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiện vụ thường ngày cũng như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh.

Tính thận trọng

Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một cách thận trọng. Đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong cơ quan về công tác văn thư; những trường hợp nghi ngờ văn bản giấy tờ giả mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấu không đúng quy định hoặc có những đề xuất mới trong tổ chức cải tiến công việc. Tính thận trọng sẽ giúp cán bộ văn thư có đượng những ý kiến chắc chắn, tránh phạm phải sai lầm.

Tính ngăn nắp, gọn gàng

Sự ngăn nắp, gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộ văn thư. Người cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, nếu không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hưởng không tốt đến công việc.

Tính tin cậy.

Cán bộ văn thư là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạt động của cơ quan. Vì vậy người văn thư luôn luôn phải thể hiện tính tin cậy.

Tính nguyên tắc

Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định của Nhà nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan như chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thư, lưu trữ,…Dù bất cứ lúc nào và hoàn cảnh nào người cán bộ văn thư phải giữ đúng chế độ đã được quy định không được phép thay đổi quy định. Đặc biệt người cán bộ văn thư phải có ý thức được rằng không có bất cứ một ngoại lệ nào trong các quy định.

Tính tế nhị

Công việc của người cán bộ văn thư tạo ra mội trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau. Vì vậy người cán bộ văn thư phải luôn luôn thể hiện sự lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, sự phân tán thiếu kiên trì, sự mệt mỏi, quá xúc cảm, kể cả thái độ suồng sã kiểu bạn bè đối với đồng nghiệp và những người quen biết. Đặc biệt phải tránh nóng vội khi có việc khẩn cấp hoặc trả lời những yêu cầu của người khác hoặc khi nghi ngờ một điều gi đó trong công việc.

Câu chuyện nghề nghiệp

Văn thư lưu trữ là ngành có lịch sử phát triển khá lâu. Chị Phạm Thị Thu Hương, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ (Sở Nội vụ thành phố) cho biết: “Trước đây, chỉ có Trường đại học Tổng hợp (nay là Đại học Quốc gia Hà Nội) đào tạo chính quy ngành này. Tất cả sinh viên được lựa chọn rất khắt khe, thường là những sinh viên đứng đầu khoa Sử và có nền tảng nhận thức chính trị sâu sắc. Sau khi tốt nghiệp, hầu hết sinh viên phân công về làm việc tại văn phòng các sở, ngành của tỉnh, thành phố”.

Nguyên nhân của việc tuyển chọn khắt khe này bởi những người làm nghề văn thư, lưu trữ là người có điều kiện tiếp xúc trực tiếp với nhiều loại tài liệu quan trọng, có tính bảo mật cao. Nếu không được lựa chọn kỹ càng, các cơ quan, đơn vị phải đối mặt với nguy cơ bị lộ, thất lạc tài liệu.

Yêu cầu cao

Trước khi lên giá hộp lưu trữ, một bộ tài liệu phải trải qua 23 công đoạn khác nhau từ chỉnh lý, xử lý tài liệu cho tới thẩm định, bảo quản tài liệu. Hiện tại, toàn thành phố có 139 đầu mối đơn vị là các sở, ban, ngành, công ty nhà nước phải tiến hành nộp, lưu tài liệu. Số lượng tài liệu đa dạng cả về chất lượng và số lượng khiến công tác phân loại, thẩm định thường xuyên gặp khó khăn. Mặt khác, trước đây, những người làm công tác văn thư, lưu trữ ở các đầu mối nộp lưu trên địa bàn thành phố chưa có thói quen, nền nếp phân chia tài liệu ngay từ cơ sở càng làm công tác lưu trữ trở nên phức tạp hơn. Hầu hết cán bộ lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ vừa phải trực tiếp làm công việc chuyên môn vừa phải truyền đạt các kỹ năng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ cơ sở.

Cơ sở vật chất ngành lưu trữ ở các đầu mối nộp lưu chưa đáp ứng yêu cầu. Hầu hết các cơ sở chưa được trang bị giá, hộp, cặp bảo quản, dẫn đến tình trạng vật lý của tài liệu cũng nhanh chóng xuống cấp, hư hỏng. Chị Đỗ Thị Thơm, Phó trưởng phòng Phòng Quản lý kho lưu trữ chuyên dụng (Chi cục Văn thư – Lưu trữ) tâm sự: “Chẳng có nghề nào làm văn phòng mà người lao động vừa làm việc vừa bịt khẩu trang cả. Sở dĩ có chuyện này là bởi tài liệu các đơn vị chủ yếu in trên chất liệu giấy. Sau một thời gian bảo quản không tốt chắc chắn bị nấm mốc, mục rữa, bụi bặm”. Ngoài ra, trong mùa mưa bão, chính những “bóng hồng” này phải túc trực thường xuyên để bảo vệ tài liệu với phương châm “bảo quản tài liệu hơn chăm sóc bản thân”.

Một nhiệm vụ quan trọng khác của các cán bộ văn thư, lưu trữ là quản lý khai thác tài liệu. Tài liệu nhiều nhưng vẫn đang trong quá trình “số hóa” nên việc tìm kiếm tài liệu, văn bản chủ yếu được làm thủ công. Thêm vào đó, nhiều người đến tra cứu tài liệu cung cấp thông tin không đầy đủ, chung chung khiến việc tìm kiếm tài liệu càng khó khăn hơn. Chị Đỗ Thị Thơm chia sẻ thêm: “Có người đến tìm tài liệu chỉ nhớ được năm ban hành quyết định và nội dung khái quát, không nhớ số quyết định, ngày ban hành,… nên cán bộ lưu trữ mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm”. Tìm kiếm hàng giờ đồng hồ để có một bộ tài liệu nhưng khi được hỏi mới biết mỗi trang tài liệu phô-tô khổ A4 chỉ có giá 1.000 đồng.

Bên cạnh hệ số phụ cấp độc hại 0,2 do Nhà nước quy định hằng tháng, mỗi ngày trực tiếp tu bổ, phục chế tài liệu; vận hành bảo quản thiết bị kỹ thuật; vệ sinh tài liệu tại kho lưu trữ, mỗi cán bộ văn thư, lưu trữ được trợ cấp 3/10 hộp sữa đặc có đường, tương đương 6.000 đồng. Tính ra mỗi tháng cán bộ văn thư, lưu trữ được phụ cấp 180.000 đồng. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ cho rằng “Nếu không thực sự yêu và có tâm huyết với nghề, chính sách đãi ngộ này không thể “níu chân” người làm công tác văn thư, lưu trữ có năng lực”.

 

Đại học Nội vụ Hà Nội cho biết có thí sinh đạt 26 điểm trong kỳ thi THPT quốc gia 2015 nhưng không học đại học mà nộp đơn vào trung cấp Văn thư – Lưu trữ (ĐH Nội vụ Hà Nội).
Hiện nay tâm lý xã hội vẫn chuộng đại học nên nhiều thí sinh vẫn đổ xô đi học đại học bằng mọi giá. Tuy nhiên, có một thực tế đang diễn ra là khi tốt nghiệp, nhiều cử nhân lại không xin được việc làm.
Một số cử nhân đã nhanh chóng tìm cho mình những nơi đào tạo nghề uy tín để có thể nhanh chóng tìm được một công việc ưng ý.

Trong đợt tuyển sinh năm 2015, nhiều trường hợp thí sinh được điểm cao trong kỳ thi THPT quốc gia, đủ điểm vào các trường đại học nhưng vẫn đăng ký tham gia hệ cao đẳng nghề, trung cấp chuyên nghiệp tại trường.
“Đặc biệt, một trường hợp đạt 26 điểm trong kỳ thi THPT quốc gia 2015 không lựa chọn học đại học mà chọn hệ trung cấp văn thư lưu trữ, hành chính văn phòng của Đại học Nội vụ Hà Nội để học tập”.

Qua thông tin đơn vị sử dụng lao động cho biết: “Hiện tại, rất nhiều học viên học trung cấp, cao đẳng nghề ở Đại học Nội vụ Hà Nội đang làm tốt công việc được giao ở nhiều Bộ ngành như Bộ Y tế, Bộ Tư Pháp, Bộ Nội vụ, Bộ Quốc Phòng, Chi cục Văn thư Lưu trữ các tỉnh, Văn phòng các cơ quan… và được các cơ quan, doanh nghiệp đánh giá cao”.

Bên cạnh đó, nhà trường cũng thường xuyên phối hợp với các cơ quan tổ chức, các doanh nghiệp để giới thiệu việc làm cho các học sinh, sinh viên sau khi tốt nghiệp với những công việc phù hợp.

Hiện tại, Đại học Nội vụ Hà Nội đang tiếp tục xét tuyển trung cấp nghề, cao đẳng nghề chính quy 2015. Thí sinh chỉ cần đảm bảo yêu cầu tốt nghiệp THPT hoặc tương đương cũng đã có thể tham gia vào các chương trình trung cấp, cao đẳng nghề tại Đại học Nội vụ Hà Nội.