[wpcc-iframe width=”900″ height=”506″ src=”https://web.archive.org/web/20170615072450if_/https://www.youtube.com/embed/KRiSX_t0FC0?feature=oembed” frameborder=”0″ allowfullscreen]
Fixi.vn – Nhiều năm trở lại đây, việc quảng bá thương hiệu và tên tuổi công ty thông qua các sự kiện được áp dụng một cách triệt để bởi đây là một công cụ cần thiết và hiệu quả để thực hiện chiến lược kinh doanh, tiếp thị… Nghề tổ chức sự kiện vì thế cũng được xem là một trong những công việc năng động và thời thượng bậc nhất.
Mục Lục Bài Viết
1. Người làm nghề tổ chức sự kiện là ai?
Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực mà ở đó bên đứng ra tổ chức sự kiện có trách nhiệm điều hành các sự kiện sao cho chúng diễn ra một cách hoàn hảo, nhằm giúp các doanh nghiệp một mặt quảng bá thương hiệu và sản phẩm, mặt khác lại tạo cơ hội cho các doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi với các cơ quan truyền thông hay cơ quan công quyền, tăng cường quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp.
Trên thực tế, tổ chức sự kiện rất đa dạng, từ một hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ động thổ, lễ khánh thành, đến các buổi tiệc chiêu đãi, đám cưới, ra mắt sản phẩm hay một cuộc đi bộ gây quỹ giúp đỡ người nghèo, lễ hội văn hóa, thể thao, các hoạt động xã hội và gây quỹ. Dịch vụ tổ chức sự kiện thông thường được cung cấp theo hình thức trọn gói và người tổ chức sự kiện phải lo tất cả từ khâu xin giấy phép cho tới tổ chức, tiếp đón và dọn dẹp.
2. Người tổ chức sự kiện làm gì?
Họ lên ý tưởng, kịch bản chương trình, lên danh sách các vật dụng cần có, các nhiệm vụ cần làm để chuẩn bị cho sự kiện và tiến hành, liên hệ với các công ty cần thiết, các khách mời tham gia và gắn bó với sự kiện từ đầu đến cuối chương trình.
Công việc hoàn thiện một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi sự kiện họ tổ chức.
Công việc cụ thể gồm có:
- Ghi nhận các yêu cầu của khách hàng;
- Nghiên cứu thương hiệu, thông điệp truyền thông, xác định đối tượng mục tiêu, đề ra mục tiêu của sự kiện; từ đó phát triển ý tưởng chủ đạo cho sự kiện, lên kịch bản cho sự kiện cũng như các đề xuất chi tiết (khung thời gian, địa điểm, các vật dụng, trang thiết bị, dịch vụ cần đến, các nhà cung cấp, các thủ tục pháp lí, nhân sự và ngân sách);
- Lập kế hoạch cụ thể các công việc cần làm, tính toán dự trù kinh phí, lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong sự kiện ;
- Thiết lập danh sách và liên hệ khách mời, các nhóm khán giả, nhạc công, diễn viên;
- Truyền thông cho sự kiện;
- Quản lý và giám sát các công việc trước và trong sự kiện;
- Đánh giá sau sự kiện.
3. Người tổ chức sự kiện làm việc ở đâu?
Các nhà tổ chức sự kiện có thể làm việc tại các công đoàn, phòng nhân sự, phòng văn hóa, phòng tổ chức sự kiện (nếu có) ở các cơ quan, công ty. Hiện nay, ở Việt Nam nói riêng và trên khắp thế giới nói chung có rất nhiều công ty chuyên tổ chức sự kiện, đây là nơi làm việc lí tưởng cho các nhà tổ chức sự kiện.
Ở Việt Nam có nhiều công ty tổ chức sự kiện như Queen Media, MTD Vietnam Coporation, Công ty Tổ chức sự kiện Rồng Việt, Công ty Tổ chức sự kiện Hoàng Gia, Công ty Tổ chức sự kiện Star Event, v.v.
Nếu đã là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có kinh nghiệm và uy tín, bạn có thể đứng ra tự mở công ty tổ chức sự kiện hoặc làm việc tự do.
Về môi trường làm việc, các nhà tổ chức sự kiện phải làm việc ở cả văn phòng lẫn ngoài trời, tại các địa điểm đàm phán với khách hàng, đối tác cung cấp dịch vụ hoặc địa điểm tổ chức sự kiện.
- Văn phòng tổ chức sự kiện: Các nhà tổ chức sự kiện làm việc trong văn phòng để làm các công việc hành chính như sắp xếp lịch gặp khách hàng và các đối tác, đặt phòng khách sạn, đặt chỗ địa điểm, lên kế hoạch, tính toán dự trù chi phí, phân công nhân sự…
- Địa điểm khác: Trong quá trình chuẩn bị sự kiện, các nhà tổ chức sự kiện phải thường xuyên di chuyển để khảo sát địa điểm, tìm nhà cung cấp dịch vụ phù hợp, gặp đối tác để kí hợp đồng, v.v. Các địa điểm tổ chức sự kiện có thể bao gồm các trung tâm hội nghị, khách sạn, trường đại học, v.v.
4. Học ở đâu để làm nghề tổ chức sự kiện?
Để trở thành Nhà tổ chức sự kiện, bạn có thể theo học Ngành Báo chí của Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Học viện Báo chí Tuyên truyền, ngành Quan hệ Công chúng của Học viện Báo chí Tuyên truyền, Đại học Văn Lang, các ngành Marketing, quảng cáo, ngành Đạo diễn sự kiện của Đại học Văn hóa TP HCM, Đại học Văn hóa Hà Nội, Học viện Báo chí tuyên truyền.
Bên cạnh đó, có rất nhiều trung tâm đào tạo nghề tổ chức sự kiện với các khóa học ngắn hạn như Khóa học Event Manager ở Vietnam Marcom, Khóa học Quản lí và Tổ chức Sự kiện chuyên nghiệp tại Viện nghiên cứu Châu Á- Trung tâm Phát triển Khoa học Kinh tế (CED), Khóa học Tổ chức sự kiện tại Timestar.
Để làm tốt nghề tổ chức sự kiện bạn phải tự học thêm về Marketing, nhân sự, hậu cần (logistics), kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng tổ chức, thậm chí bạn phải biết một chút về kế toán. Tuy nhiên, ngoài những kiến thức chuyên môn, tổ chức sự kiện là một công việc sáng tạo, các nhà tổ chức sự kiện phải không ngừng học hỏi và tích lũy kinh nghiệm từ những sự kiện thực tế, tìm tòi nghiên cứu các xu hướng mới của đối tượng sự kiện để lên ý tưởng và quảng bá hiệu quả.
Sự năng động, chịu khó:
Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi tính chủ động cao, vì vậy chỉ phù hợp cho những người năng động, linh hoạt, giải quyết công việc hợp lý, hiệu quả. Những lúc chạy đua với thời hạn chương trình, người tổ chức sự kiện phải làm hết mình không kể thời gian, giờ giấc để kịp tiến độ công việc mà vẫn đảm bảo chất lượng của các hạng mục góp phần hiệu quả cho sự kiện. Nếu không có sự chịu khó mà làm mọi việc qua loa đại khái cho xong chuyện thì không bao giờ bạn có thể tổ chức một sự kiện thành công.
Cẩn thận, tỉ mỉ:
Mỗi sự kiện được thực hiện cần phải trau chuốt trong từng chi tiết, từ cái bandroll treo ngay ngắn, sàn nhà không chút rác bẩn, công tác đón khách chu đáo cho đến thời gian tổ chức thông suốt sẽ đảm bảo để lại ấn tượng về sự chuyên nghiệp cho người tham dự và khách hàng. Các hạng mục sản xuất cần khả thi và hợp lý, , các hạng mục thuê ngoài cần được kiểm soát tốt về số lượng cũng như chất lượng.
Làm sự kiện là trong đầu lúc nào cũng phải suy nghĩ đến tất cả các rủi ro có thể xảy ra trong lúc chuẩn bị và chạy chương trình. Người cẩn thận sẽ luôn đặt mình trong tư thế kiểm soát cao độ, đặt ra mọi tình huống xấu nhất có thể xảy ra, ảnh hưởng đến sự kiện đang thực hiện, mà kiểm soát tốt các rủi ro là đã giúp sự kiện thành công một nửa rồi. Ngoài ra sự cẩn thận, tỉ mỉ còn giúp cho khả năng quan sát của chúng ta tốt hơn, qua đó nắm bắt vấn đề tốt hơn nhằm kiểm soát quá trình sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ.
Óc sáng tạo, thẩm mỹ:
Sáng tạo để có những ý tưởng đột phá cho sự kiện, tạo nên một đề xuất đầy tính thuyết phục đối với khách hàng, để có các phương án sản xuất, thuê ngoài tối ưu, sáng tạo để giải quyết vấn đề phát sinh hay rủi ro một cách ổn thỏa và hiệu quả. Óc thẩm mỹ tốt sẽ làm cho sự kiện luôn hoàn mỹ về bề ngoài, để lại cảm tình cho người tham dự.
Kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm:
Kỹ năng tổ chức giúp bạn sắp xếp công việc một cách khoa học, ổn thỏa, phân bổ nhân sự, phân bổ nguồn lực, lên kế hoạch về thời gian hợp lý và giải quyết linh hoạt các tình huống rủi ro xảy ra trong tổ chức sự kiện.
Kỹ năng làm việc nhóm giúp chúng ta làm việc nhịp nhàng với nhóm của mình và với những người trực tiếp hỗ trợ cho sự kiện. Biết cách kết nối các thành viên trong nhóm mình và các bộ phận hỗ trợ sẽ góp phần rất lớn trong thành công của một sự kiện.
Với người dùng làm các công việc thiên về sáng tạo, mạng xã hội Pinterest không chỉ được “ca ngợi” là một địa chỉ giải trí yêu thích mà còn là website tạo cảm hứng cho công việc rất hiệu quả. Đối với các event planner – nhà tổ chức sự kiện cũng như vậy: Tận dụng Pinterest để lập kế hoạch tổ chức sự kiệnlà một ý tưởng vô cùng “thức thời”
Pinterest là một mạng xã hội chia sẻ hình ảnh, nơi người dùng có thể đăng tải và phân loại để quản lý các hình ảnh dưới dạng từng chủ đề mà họ quan tâm. Người dùng còn có thể xem các bộ sưu tập ảnh của người khác, repin (kéo về) để đính ảnh vào các bộ sưu tập của mình, hoặc “Like”, bình luận và gắn link vào hình ảnh.
Pinterest có thể được sử dụng như một công cụ hữu ích khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Nó không chỉ đưa đến cho bạn những nguồn tham khảo tuyệt vời như blog của các event planner trên thế giới và các tips chia sẻ dưới dạng infographics, Pinterest còn hé lộ rất nhiều những hình ảnh hậu trường của các sự kiện và là công cụ cần thiết đối với bất cứ event planner nào.
Dưới đây là một số gợi ý để bạn tận dụng Pinterest tốt hơn kèm theo những địa chỉ Pinner hấp dẫn mà bạn nên follow ngay hôm nay:
1. Follow các Pinner uy tín trong nghề
Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, nguồn nguyên liệu hình ảnh là rất quan trọng để tạo cảm hứng cho bạn, ví dụ khi bạn cần suy nghĩ về chủ đề tiệc, màu sắc trang trí chủ đạo, layout cho một đám cưới ngoài trời, các exhibition cần sáng tạo hơn, v.v…
Với Pinterest, bạn sẽ dễ dàng tiếp cận kho cảm hứng dồi dào đó. Các event manager nổi tiếng trên mạng xã hội này này cũng là những trang có số lượng follower đáng kể.
Link một số bộ sưu tập mà bạn nên tham khảo bao gồm:
- Các tips trong tổ chức sự kiện: https://www.pinterest.com/socialtab1les/event-planning-tips-tricks/
- Event Planning & Design: https://www.pinterest.com/bitofheaven/event-planning-design/
- Sharpe Event Planning (Chuyên về wedding):https://www.pinterest.com/SharpeEventsNY/
- Premiere Event Management: https://www.pinterest.com/PremiereEvMn/
- Cloud 9 Event Management: https://www.pinterest.com/cloud9eventmgmt/
2. Sắp xếp bộ sưu tập của chính bạn
Sau khi follow các nguồn tạo cảm hứng trên Pinterest, đã đến lúc bạn tự sắp xếp hình ảnh để trở thành các bộ sưu tập của riêng mình. Hãy đặt tên cụ thể cho từng Board để sử dụng lâu dài sau này mỗi khi “bí” ý tưởng. Ví dụ, trang Pinterest của Backstage Event (https://www.pinterest.com/backstageevent/) có các “Board” theo những chủ đề như sau: Wedding, Exhibition, Stage Design, Fashion show, Event Gate, v.v…
Ngoài ra, dưới đây là một số link khác bạn có thể tham khảo:
Decoration:
- Event Decoration (Lucia Gudiel): https://www.pinterest.com/luciagestudio/event-decorations/
- Event Decoration (Alexia Miranda): https://www.pinterest.com/ale415/event-decorations/
Catering:
- Event & Catering Ideas (Sweethands):https://www.pinterest.com/sweethands/event-catering-ideas/
- Event Catering (Elizabeth Hall): https://www.pinterest.com/elizabethlw86/event-catering-canapes/
3. Kết nối với các Pinner khác
Trong khi bắt đầu các bộ sưu tập, bạn sẽ mở rộng được mạng lưới kết nối của mình với những người có cùng mối quan tâm – những event planner có tư duy sáng tạo và đầu óc rộng mở.
Bạn cũng có thể đưa ra bình luận của mình về các bộ sưu tập và hãy khuyến khích họ chia sẻ nhiều hơn nữa các ý tưởng bằng việc khích lệ họ nhé!
4. Tạo dựng thương hiệu cho mình
Chẳng có gì sai với việc tự quảng bá cho chính mình cả, đặc biệt khi bạn cần có thêm nhiều người trong giới biết đến khả năng và sở trường của mình. Hãy tích cực chia sẻ những hình ảnh về các sự kiện bạn đã thực hiện, những quan điểm về nghề nghiệp của bạn thông qua Pinterest. Điều này giúp ích cho cộng đồng và cũng khiến những người có cùng mối quan tâm biết về bạn nhiều hơn.
Nguồn: Black Stage
Những nhà tổ chức sự kiện nổi tiếng nhất
Yifat Oren
Với trụ sở tại Los Angeles, California, trong hơn 15 năm qua, Yifat Oren và cộng sự đã cung cấp nhiều dịch vụ tổ chức sự kiện cho những khách hàng đẳng cấp. Yifat và đội ngũ của bà đã tạo nên những sự kiện hoành tráng được sắp đặt công phu và thiết kế ấn tượng. Được nhớ đến với sự tinh tế và chú ý tới tiểu tiết, công ty của Yifat đã nhận được những lời khen ngợi từ khắp nơi của giới truyền thông, các chuyên gia trong ngành và các khách hàng có tên tuổi.
Là một người chuyên tổ chức đám cưới ở Los Angeles trong hơn 15 năm, Yifat Oren đã giúp tổ chức những sự kiện xa hoa cho những khách hàng nổi tiếng, bao gồm Natalie Portman, Anne Hathaway, Reese Witherspoon, Kevin Costner, George Lucas và Drew Barrymore. Oren đã giúp Natalie Portman tạo nên một tiệc cưới riêng tư thân mật với gia đình và bạn bè thân thiết nhưng vô cùng lãng mạn trang nhã cùng Benjamin Millepied tại một vách đá hướng ra biển mang tên Big Sur. Bà cũng là người tổ chức đám cưới mang đậm chất đồng quê cho Reese Witherspoon và Jim Toth tại sân vườn trong thung lũng Ojai.
Bryan Rafanelli
Rafanelli là ông chủ của Rafanelli Events, công ty tổ chức sự kiện đã chủ trì sự kiện Candlelight Dinner trong lễ nhậm chức hồi năm 2008 của ông Obama. Đây cũng là công ty đã tổ chức đám cưới của cô con gái nhà Clinton.
WCVB- TV Boston nhận định “Nếu tổ chức sự kiện là một nghệ thuật thì Rafanelli là bậc thầy”. Phong cách thẩm mĩ tinh tế, sự chú ý đến tiểu tiết và khả năng biến những nhu cầu của khách hàng thành những sự kiện đáng nhớ đã biến ông trở thành nhà tổ chức sự kiện được tìm đến cho những sự kiện hoành tráng và đẳng cấp nhất quốc gia. Ông đã tổ chức từ buổi gây quỹ theo chủ đề thần tiên cho Bệnh viện Nhi Massachusetts đến đám cưới lịch sử của Chealsea Clinton.